Wat u van Lada kunt leren..
Door mijn dagelijkse werk als (interim) financieel manager kom ik bij wisselende ondernemingen over de vloer. Soms om tijdelijk capaciteit te bieden, maar ook heel vaak om een probleem op te lossen of om zaken beter te organiseren. Ook daar waar van tevoren gezegd of gedacht dat alles prima is geregeld, blijkt na een tijdje dat er toch nog veel verbeterslagen gemaakt kunnen worden. Al een aantal keren haalde ik daarbij de volgende anekdote aan, die ik heb onthouden uit een reportage in een autoblad, eind jaren 90.
Deze reportage ging over een bezoek aan de Ladafabriek in Rusland. Het zal in de periode geweest zijn, net na de val van het IJzeren Gordijn, want anders had dit bezoek nooit kunnen plaatsvinden. Wat in ieder geval duidelijk was, was dat er nog geheel volgens de communistische cultuur van het oude Rusland werd gewerkt. De producten waren er overigens ook naar (kent u ze nog?).
In deze fabriek werden de auto’s natuurlijk al met behulp van een lopende band geproduceerd, maar nog niet met de robots zoals tegenwoordig. De spatborden werden er gemaakt met behulp van mallen, wat vervolgens resulteerde in keurige spatborden. Tot zover nog niets bijzonders. Eén van die mallen echter, produceerde een spatbord met een deuk. Die mal was dus niet helemaal perfect van vorm om het zachtjes uit te drukken. Uiteraard was hiervoor ook een oplossing verzonnen, want één van de fabrieksarbeiders had de schone taak om deze spatborden uit te deuken. Niet eenmalig, maar gewoon als vast onderdeel van het fabricageproces. De beste man zal er waarschijnlijk ook heel handig in zijn geworden. Blijkbaar dacht men dat dat efficiënter was dan het maken van een nieuwe mal, of het was ingegeven door de bedoeling om onder het communistische bewind iedereen aan het werk te houden.
Het lijkt belachelijk om zo’n klein probleem van een verkeerde mal op deze manier op te lossen, daar zijn we het vast over eens. Toch gebruik ik deze anekdote om ondernemers duidelijk te maken wat er in hun onderneming gebeurt.
Het heeft te maken met gewoontes die in organisaties en in werkmethoden sluipen en het heeft te maken met het niet op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen. Werkmethoden die ooit effectief waren, kunnen vaak wel een opfrisbeurt gebruiken. Heel eenvoudig omdat uw onderneming verandert, de techniek verandert en de hele wereld verandert. Het gekke is dat je dit vaak niet ziet als je er zelf de hele dag met je neus bovenop zit. De werknemer die al jaren trouw zijn taken zorgvuldig uitvoert, is meestal niet diegene die nog een objectieve kijk op dat werk heeft.
Mijn aandachtsgebied is meestal de administratieve organisatie. Op dat gebied is de laatste jaren heel veel gebeurd in de automatisering en digitalisering van processen. Een volledig papierloze administratie is allang geen toekomstmuziek meer. Administreren is voor een heel groot deel te vervangen door het controleren en monitoren van automatische boekingen. Daar komt nog maar heel weinig inboekwerk aan te pas. Ook relatiebeheer- en workflowsystemen zijn ontzettend toegankelijk geworden en communiceren met de administratie, de website, mailingen en ga zo maar door. Het mooie van de ontwikkelingen is dat bijna al deze systemen inmiddels ook voor het MKB beschikbaar zijn als standaardsoftware, vaak via cloudservices, schaalbaar zijn en ook nog zeer betaalbaar. Ook voor de inrichting ervan hoef je al lang geen technische kennis meer te hebben.
Om de vergelijking met de Ladafabriek van weleer maar even af te maken: heel veel organisaties hebben één of meer van dergelijke mallen die spatborden met een deuk produceren, met vervolgens een medewerker die heel bedreven is in het uitdeuken van die spatborden. Misschien bent u dat trouwens wel zelf.
Plaats een reactie