Snel rendement
Als u vaker mijn columns leest dan zult u inmiddels wel ontdekt hebben, dat ik erg ben van structuren en systematisch werken. Naast dat ik dat zelf lekker vind, ben ik daar zo van omdat het een groot verschil maakt in de effectiviteit van wat er dagelijks in ondernemingen gebeurt. Ook nu ga ik u meenemen in een aantal zaken die u morgen nog kunt aanpakken en waarvan u -bij wijze van spreken- overmorgen al rendement kunt hebben. Want daar ben ik ook wel van – snel rendement van eenvoudige aanpassingen.
Dat snelle rendement dat ik u hiervoor heb beloofd, zie ik in het scholen van u en uw werknemers. En voordat u afhaakt, omdát u daar al aandacht aan besteedt: blijf nog even hangen. Want de scholing die in veel bedrijven wordt verzorgd of aangeboden is bijna altijd vakinhoudelijk. Die installateurs en administrateurs en verkopers in uw bedrijf worden écht wel bijgeschoold naar de laatste stand van de techniek of de producten. Waar ik het snelle rendement zie, is in het trainen van vaardigheden die in de basis al aanwezig zijn, maar nooit echt goed ontwikkeld zijn. Ik kom met een paar praktijkvoorbeelden.
Iedereen kan met email, Word en Excel werken, toch? Maar als ik dan zie hoe er mee gewerkt wordt, dan word ik wel eens wat triest. De kennis van Excel is vaak zo bedroevend slecht, zelfs bij mensen die dagelijks met dit programma werken. Ik ben ook maar een bovengemiddelde gebruiker, maar heb wel ontdekt dat je met enige verdieping in de mogelijkheden, heel veel rendement uit je dag haalt. Ik ben er van overtuigd dat een eendaagse, gerichte training binnen een maand is terugverdiend.
Nu ik het toch over Excel heb: lekker handig dat het al standaard in kolommen en regels is ingedeeld hè? Ik zie dan dus ook heel vaak dat Excel om deze reden wordt misbruikt als tekstverwerker. Waarom? Om de doodeenvoudige reden dat we niet weten hoe kolommen en opmaak in Word werken. Voor uw informatie: ik schrijf dit stukje ook niet in Excel of Powerpoint.
Vervolgens de software waar iedereen de hele dag door mee werkt en wat vaak nummer één staat in de timemanagement trainingen (misschien ook een tip?): email. Niet alleen het verminderen van het aantal momenten dat je door email wordt afgeleid, geeft al veel rendement, maar ook het efficiënte gebruik ervan. Het is niet mijn bedoeling om een soort handleiding “handig met systemen” te schrijven, dus verdiep u zelf eens in het efficiënt werken met email. Je hoeft daar ook niet per sé een cursus voor te boeken, veel is gewoon op internet te vinden, of loop de instellingen van het door u gebruikte programma eens door en zoek uit wat dat allemaal kan.
Ik wil u nog één ding over automatisering meegeven: hoe is het eigenlijk gesteld met het bewaren van bestanden die door u en uw medewerkers worden geproduceerd? Wat ik vaak zie, is in één woord samen te vatten: chaos! Ieder voor zich, allerlei versies die vervolgens via email met iedereen gedeeld worden, etc. etc.
Denk naast het gebruik van systemen ook eens aan de beheersing van vreemde talen. Wij Nederlanders denken vaak dat wij al een heel woordje Duits en Engels spreken, maar dat gaat vaak niet verder dan wat wij op de middelbare school hebben geleerd. Doe uzelf, uw buitenlandse relatie en uw rendement een plezier en regel taaltrainingen voor de mensen in uw organisatie die contacten hebben met buitenlandse relaties. De relatie verbetert en er zijn minder misverstanden en (dure) fouten. En wat dacht u van een training offertes schrijven of presenteren in het Nederlands? Ook dit kan heel snel rendement opleveren.
Dus beste ondernemers, neem eens een klein beetje tijd van uzelf en van uw medewerkers, om daarmee vervolgens heel veel tijd te besparen. Het hoeft niet allemaal gisteren klaar, maar als u het morgen regelt, heeft u er wel overmorgen al plezier van.
Tot slot wens ik u nog fijne feestdagen en alvast een heel efficiënt 2018.
Plaats een reactie