Kalm aan en rap een beetje
Wat doe je als je je werk niet meer op tijd af krijgt? Wat als je het gevoel hebt dat je nú moet reageren op de kansen die er liggen. Wat als je aan het einde van de dag tot de conclusie komt dat je verschrikkelijk hard hebt gewerkt, maar dat je nog steeds niets bent opgeschoten. Wat als je de avonden en het weekend maar doorwerkt, want blijkbaar heb je meer tijd nodig om alles af te krijgen, maar dat dat nog steeds niets oplost? Nou, dat is simpel: je hebt een probleem dat moet worden opgelost en -ook- dat moet je zelf doen.
Dit lijkt overdreven, maar dat is het zeker niet. Bij een groot aantal ondernemers (en ongetwijfeld ook bij werknemers) is dit wat ik zie gebeuren. De oplossing voor bijna alles lijkt harder en meer werken. Maar eigenlijk worden de problemen daar niet kleiner van, maar alleen maar groter. Je raakt nog meer gestrest, je ontspant niet meer en je logisch denkvermogen neemt af. Oftewel: je beslissingen worden er niet beter van, terwijl je dat wel hard nodig hebt.
Het lijkt een open deur, maar het is een gevalletje “werk slimmer, niet harder”. Een oude slogan “verbeter de wereld, begin bij jezelf” gaat hier zeker op. De hoofdlijn is heel simpel: prioriteiten stellen, keuzes maken en accepteren dat werk nooit af is. Maar het begint met het nu eindelijk eens de rust te nemen om daar voor te gaan zitten.
Een bruikbare methode is om van groot naar klein te gaan. Heel simpel: wat vind ik belangrijk (voor mij of mijn bedrijf) voor dit jaar, dit kwartaal, deze maand, deze week, vandaag? Zet eens op een rij wat je plannen en prioriteiten zijn voor het komende jaar en wanneer je dat redelijkerwijs kunt doen. Het geeft rust en overzicht als je weet dat sommige zaken best over een half jaar gedaan kunnen worden. Je kunt niet alles tegelijk. Als je die hoofdlijn hebt dan kun je deze steeds verder verfijnen, totdat je duidelijk hebt wat je deze week wilt gaan doen. Let wel, het is niet de bedoeling dat je nu een jaar vooruit gaat “dichtplannen”, maar juist dat je je activiteiten doseert en hiermee dus ook ruimte creëert en automatisch planmatiger gaat werken. Als je in een leidinggevende rol zit, is het goed om de medewerkers in dit proces mee te nemen en ook duidelijk te maken wat het plan voor de komende tijd is. Zij hebben namelijk exact dezelfde uitdaging als jij.
Nu zit de grote uitdaging in het bewerkstelligen van een gedragsverandering in de dagelijkse praktijk. Het planmatig werken, wat hierboven staat, is natuurlijk mooi, maar als je elke dag wordt geleefd, is dat alleen een grote leidraad, maar niet voldoende. Dagelijkse prioriteiten zijn mooi, maar hoe krijg je dat voor elkaar.
Hiermee kom je op het gebied van timemanagement. Hiervoor kun je volledige cursussen volgen (ideetje?), maar in mijn beleving komt dat vooral neer op het vaststellen waardoor je wel of niet gestoord wilt worden en het creëren van blokken waarin je geconcentreerd kunt werken. Als je je dus de hele dag laat afleiden door mail, telefoon, collega’s die binnenlopen, houd je geen tijd over om je werk te doen. Voor een deel kan de techniek je hierbij helpen, bijvoorbeeld met slimme mailinstellingen.
Oftewel: doe toch eens rustig en laat je niet gek maken. De wereld vergaat niet als je niet meteen reageert. Door rust in je werk in te bouwen ga je vanzelf slimmer werken, al was het alleen maar omdat je betere beslissingen neemt. Of zoals Herman Finkers het zo mooi zei: “Kalm aan en rap een beetje”.
Plaats een reactie