Niet uw hobby
Als ondernemer heb je al genoeg aan je hoofd en moet je al heel veel regelen, gewoon om ervoor te zorgen dat de dagelijkse handel doorloopt. Een keer per week of per maand gaat u er dan even uitgebreid voor zitten om rekeningen te versturen, betalingen te doen en om wanbetalers achter de broek te zitten. Als u dit drie maanden heeft gedaan is er alweer een kwartaal om en dan moeten de spullen in een map naar de boekhouder, want er moet ook nog op tijd een Btw-aangifte worden gedaan. Oh, en dan ook nog een keer per jaar de jaarrekening en belastingaangifte. Als je pech hebt, moet je dan weer aan de slag om gegevens aan te leveren.
Herkenbaar? Vast, want dit is hoe het bij veel ondernemers gaat. Zo ging het twintig jaar geleden en zo gaat het tegenwoordig nog vaak. Maar moet dat dan zo? Het is namelijk niet uw hobby en erg efficiënt is het allemaal niet. Bovendien is het wel veel handwerk en pas uit de jaarrekening lezen hoe je ervoor staat, is ook wel een beetje laat, als je nog wilt bijsturen.
Nou, om maar met de deur in huis te vallen: zo hoeft het inderdaad niet. Inmiddels kan veel van de administratieve werkzaamheden die u moet doen op een veel plezieriger en efficiëntere manier en als klap op de vuurpijl kan 90% van het werk dat u door een administratiekantoor laat doen worden geautomatiseerd, of zelfs helemaal achterwege worden gelaten. Waarom gebeurt het dan niet en maakt u of uw boekhouder geen gebruik van de mogelijkheden die er voor u zijn? Mijn verklaring is enerzijds omdat het voor de ondernemer geen interessant onderwerp is, anderzijds omdat u als ondernemer vooral steunt op uw boekhouder of administratiekantoor die er geen belang bij heeft.
U moet zich realiseren dat wat u vervelend werk vindt, werk is waar boekhouders van genieten. Daarnaast is deze beroepsgroep (en ik chargeer enorm, dat weet ik..) nou niet echt gebrand op veranderingen, of ze hebben het domweg zo druk met old-school boekhouden, dat ze de tijd niet nemen om nieuwe ontwikkelingen door te voeren of om zich daar in te verdiepen. Het is uw hobby niet, maar zijn/haar hobby wel, zogezegd.
En dus maakt u uw verkoopfacturen in word of excel, draait deze twee keer uit om vervolgens één in een map te doen en de andere naar uw klant te sturen. Zou het niet mooi zijn dat u via een website een professionele factuur opmaakt, deze naar uw klant mailt en dat hij meteen in de boekhouding staat? Dat is binnen een half uur ingericht en geregeld.
En dus doet u binnenkomende facturen in een map, betaalt deze via internetbankieren en verhuist deze daarna naar andere map, om deze map met uitdraaien van de bankafschriften naar de boekhouder te sturen. Niet zelden moet u zelfs nog de facturen achter de bankschriften stoppen. Zou het niet mooi zijn om binnenkomende facturen naar een mailadres te sturen, waardoor ze automatisch in de boekhouding worden opgenomen en u vervolgens uit de boekhouding een betaalbestand in internetbankieren laat verwerken? En dat uw bankmutaties automatisch, zonder dat iemand daar iets voor moet doen, in uw administratie staan, ook al laat u deze door een administratiekantoor verwerken? Ook binnen een uur ingericht en geregeld.
Tot slot nog een opmerking over de jaarrekening die u elk jaar laat maken, omdat uw administrateur of accountant zegt dat dat moet. Ook dat valt in de categorie “zijn hobby, niet de uwe”. Heeft u een eenmanszaak, dan is die jaarrekening in het geheel niet nodig. Heeft een u een kleine BV (omzet kleiner dan € 700.000, balanstotaal kleiner dan € 350.000 en minder dan tien werknemers), dan is alles wat uw rapport dikker is dan een pagina of vier, ook teveel.
Het wordt tijd dat er eens wat gaat veranderen. Ik vind het namelijk zo zonde dat er zoveel tijd, energie en geld wordt verspild aan overbodige zaken en dat u er (mede) daardoor niet aan toe komt om eens echt te bekijken hoe u ervoor staat en wat er nodig is om uw plannen te realiseren. Overdrijf ik hiermee? Nou, echt niet, want het is helaas de praktijk van alle dag.
Plaats een reactie